tatort:Steuern

Adieu Büro

Vom flexiblen Arbeiten im heimischen Arbeitszimmer können Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren. tatort:steuern erklärt, unter welchen Bedingungen sich dadurch auch noch Steuern sparen lassen.

Dem Homeoffice kommt in der heutigen Arbeitswelt eine immer größere Bedeutung zu. Nach Untersuchungen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales haben aktuell ungefähr zwölf Prozent der Beschäftigten in Deutschland die Möglichkeit, mobil zu arbeiten. Schätzungen gehen nach Aussage des Bundesministers Hubertus Heil davon aus, dass Arbeit am heimischen Schreibtisch bei bis zu 40 Prozent der Arbeitnehmer machbar wäre. Erklärtes politisches Ziel ist nach Aussage des Ministers, mehr Möglichkeiten zu schaffen, um Leben und Arbeiten besser zu vereinbaren.

Die aktuelle Rechtslage

Arbeitnehmer können nach aktuellem Recht heute nicht einfordern, einen Teil der vertraglich geschuldeten Arbeitsleistung außerhalb der Räume des Arbeitgebers erbringen zu dürfen. Auf der anderen Seite kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern auch nicht einfach vorschreiben, im Homeoffice zu arbeiten. Entsprechende Absprachen sind daher einvernehmlich zu treffen. Dabei ist sicherzustellen, dass sie sich im Rahmen der arbeitsvertraglichen Regelungen bewegen. Neben den Festlegungen beispielsweise zum Datenschutz, zur Erreichbarkeit im Homeoffice oder der Arbeitszeit müssen auch eindeutige Vereinbarungen zu den entstehenden Kosten getroffen werden.
Aus der Arbeit im Homeoffice können sich deshalb auch steuerliche Auswirkungen und Gestaltungsmöglichkeiten ergeben. Relevant sind hier die technische Ausstattung und das häusliche Arbeitszimmer.

Technische Ausstattung

Fall 1 Der Arbeitgeber stellt dem Mitarbeiter die notwendigen technischen Mittel wie zum Beispiel ein Notebook zur Verfügung. Für den Arbeitgeber handelt es sich um eine Betriebsausgabe, gegebenenfalls mit Vorsteuerabzug.

Fall 2 Der Arbeitnehmer arbeitet auf seinem privaten Notebook. Möglich ist dabei der Abzug des Notebooks als Werbungskosten in der privaten Steuererklärung. Wird das Notebook aber nicht ausschließlich für betriebliche Zwecke genutzt, handelt es sich nur anteilig um Werbungskosten.

Häusliches Arbeitszimmer

Fall 1 Dem Arbeitnehmer steht für seine gesamte berufliche Tätigkeit ein weiterer Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur Verfügung. Eine Geltendmachung von Aufwendungen als Werbungskosten ist dabei nicht möglich.

Fall 2 Dem Arbeitnehmer steht für seine gesamte berufliche Tätigkeit kein Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur Verfügung. Unter dieser Voraussetzung kann er anteilige Mietaufwendungen oder anteilige Kosten der eigenen Immobilie als Werbungskosten geltend machen. Der Abzug ist jedoch auf 1.250 Euro begrenzt. Ein unbegrenzter Abzug als Werbungskosten kommt nur in Betracht, wenn die Arbeit im Homeoffice den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit darstellt.

Geld vom Arbeitgeber für Homeoffice-Nutzung

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer aber auch ein Entgelt als Ausgleich für die Nutzung des Arbeitszimmers überweisen. Diese Zahlung erfolgt zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn. Aus steuerlicher Sicht stellt sich die Frage, ob es sich um einen Zuschlag zum Arbeitslohn handelt. Es könnte sich allerdings auch um eine Miete für die Nutzung der Fläche handeln, sodass sich beim Arbeitnehmer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung ergeben würden. Mit dieser Abgrenzung beschäftigte sich das Bundesministerium der Finanzen in einem Erlass aus dem April 2019. Das entscheidende Merkmal für die Einordnung der Zahlungen ist, in wessen vorrangigem Interesse die Nutzung des Arbeitsraums erfolgt.

Fall 1 Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit: Liegt die Nutzung des Homeoffice in erster Linie im Interesse des Arbeitnehmers, beispielsweise zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf, dann sind die Zahlungen als Gegenleistung für die Arbeitskraft zu werten. Als Indiz dafür gilt auch, wenn der Arbeitnehmer einen weiteren Arbeitsplatz im Betrieb des Arbeitgebers hat. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass die Tätigkeit im Homeoffice lediglich gestattet oder geduldet wird. Für eine andere Beurteilung ist ein gleichgerichtetes Interesse beider Seiten nicht ausreichend.

Fall 2 Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung des Arbeitnehmers: Nach den Vorstellungen des Bundesministeriums der Finanzen muss zwingend eine gesonderte Vereinbarung (Mietvertrag) als Grundlage für die Zahlungen abgeschlossen werden. Darüber hinaus muss die Nutzung des Arbeitszimmers des Arbeitnehmers im vorrangig betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen. Als starker Anhaltspunkt dafür gilt beispielsweise, dass im Unternehmen kein eigener Arbeitsplatz für den Arbeitnehmer vorhanden ist.

Auswirkungen beim Arbeitnehmer

Führen die Zahlungen an den Arbeitnehmer zu Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, sind selbstverständlich die auf die Fläche entfallenden Aufwendungen als Werbungskosten zu berücksichtigen. Der positive Saldo führt dann zu Einkünften, die in der privaten Einkommensteuererklärung anzugeben sind. Dauerhafte Verluste werden vom Finanzamt jedoch nicht anerkannt und als ein steuerlich unbeachtlicher Vorgang beim Arbeitnehmer gewertet.

Auswirkungen beim Arbeitgeber

Für den Arbeitgeber handelt es sich in beiden Fällen der Zahlung um eine Betriebsausgabe. Die genaue Zuordnung ist für den Unternehmer jedoch sehr wichtig. Denn sollten diese Zahlungen nachträglich bei einer Prüfung der Deutschen Rentenversicherung oder des Finanzamts als Arbeitslohn qualifiziert werden, kann es teuer werden. Es folgt die rückwirkende Feststellung der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. In diesem Fall schuldet der Unternehmer die Beträge allein. Die Hürden für eine Beteiligung des Arbeitnehmers an diesen Kosten sind hoch.

Fazit Arbeiten im Homeoffice ist Bestandteil einer sich rasant ändernden Arbeitswelt, wo die Flexibilität bei Arbeitgebern und auch Arbeitnehmern noch mehr an Bedeutung gewinnen wird. Nutzen Sie den Handlungsrahmen der steuerlichen Möglichkeiten und vergrößern Sie den Win-Win-Effekt. Achten Sie jedoch auf klare und schriftliche Vereinbarungen, damit die nächste Prüfung des Finanzamts oder der Deutschen Rentenversicherung nicht zum Problem wird.

— eingestellt am 20. August 2019

Themen der Ausgabe 03 2020

Themen der Ausgabe 03 2020

23. Juni 2020
Themen der Ausgabe 03 2020
Bröckelt der Putz, streu Glitzer drauf

Was passiert mit Ihren Steuern?

12. Oktober 2017
Bröckelt der Putz, streu Glitzer drauf
1.316

Verrückte Steuerzahl

04. Oktober 2017
1.316
Mitarbeiter = Mit-Arbeiter nicht Für-Arbeiter

Mitarbeiter = Mit-Arbeiter nicht Für-Arbeiter

13. Juli 2017
Mitarbeiter = Mit-Arbeiter nicht Für-Arbeiter
Wussten Sie schon …?

Wussten Sie schon….?

13. Juli 2017
Wussten Sie schon …?