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Elektronisch und korrekt

Elektronisch und korrekt

Rechnungen begegnen uns zunehmend auch in elektronischer Form. Worauf im Umgang mit diesen Belegen zu achten ist und welche Entwicklungen geplant sind, fasst tatort:steuern für Sie zusammen.

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) gewinnt im Geschäftsverkehr immer mehr an Bedeutung – auch weil die steuerlichen Anforderungen einfacher geworden sind. Wer seine Belegverarbeitung digitalisiert, optimiert dabei seine Prozesse und spart Kosten. Gerade bei mittelständischen und kleineren Unternehmen gibt es jedoch noch Unsicherheiten und auch Nachholbedarf.

Auftragnehmer der öffentlichen Hand haben großenteils auf digitale Rechnungen umgestellt.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Nicht gemeint sind damit Belege im PDF-Format. Das elektronische Format muss die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleisten. Entsprechend muss der Rechnungsempfänger sicherstellen, dass das empfangene elektronische Rechnungsdokument den Anforderungen des Umsatzsteuerrechts entspricht. Ebenso muss er es nach den allgemeinen Vorschriften aufbewahren, da auf seiner Seite die Feststellungslast für den Vorsteuerabzug liegt. Umsatzsteuerrechtlich gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie für Papierrechnungen.

Praktische Vorteile von E-Rechnungen können vor allem sein:

  • medienbruchfreie Verarbeitung,
  • kürzere Durchlaufzeiten,
  • weniger Papierverbrauch sowie der
  • Wegfall von Portokosten und Transportwegen.

In Abhängigkeit vom Grad der Automatisierung in den Betrieben können E-Rechnungen elektronisch eingelesen, zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.

Gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist seit November 2020 mit wenigen Ausnahmen die Ausstellung elektronischer Rechnungen verpflichtend. Für die Abrechnung ist grundsätzlich der Standard „XRechnung“ zu verwenden. Dabei handelt es sich um einen offenen, unentgeltlichen Datenstandard, der auch vom Format „ZUGFeRD“ verwendet wird.

Was bedeutet ZUGFERD?

ZUGFeRD steht für: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es handelt sich um ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt und steht dem Grunde nach allen Unternehmen zur Verfügung.

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD strukturierte Rechnungsdaten in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung innerhalb der PDF-Datei mitversandt, sodass die elektronische Verarbeitung der Rechnung beim Empfänger aufgrund der strukturierten Rechnungsdaten problemlos möglich ist.

Kampf gegen den Umsatzsteuerbetrug

Im Koalitionsvertrag haben sich die Parteien der Ampel-Koalition darauf geeinigt, den Umsatzsteuerbetrug weiter zu bekämpfen. Dabei gerät auch das schon in anderen europäischen Ländern angewendete sogenannte E-Invoicing (elektronische Rechnungsausstellung und der elektronische Austausch dieser Rechnungen) in den Blickwinkel der Koalitionäre.

Die Einführung eines elektronischen Meldesystems für Rechnungen wäre vermutlich mit der Umstellung bestehender papierbasierter Rechnungsprozesse auf digitalisierte Abläufe verbunden, was in anderen europäischen Ländern (zum Beispiel Italien, Frankreich und Polen) bereits umgesetzt wurde. Gemeinsam mit uns, Ihrem Steuerberater, sollten Sie sich darauf vorbereiten.

FAZIT Schenkt man dem Koalitionsvertrag Glauben, wird schon bald ein elektronisches Meldesystem für Rechnungen verpflichtend und damit die E-Rechnung zum Standard werden. Das E-Invoicing dient aber nicht nur der Eindämmung von Umsatzsteuerbetrug, sondern auch der Umsetzung moderner Lösungen für die innerbetrieblichen Abläufe. Ein schneller und einfacher Zugang zu Dokumenten verschlankt den Arbeitsaufwand im Belegwesen und bietet daher auch für den Unternehmer große Vorteile. Bei der Umsetzung ist Ihnen Ihr Steuerberater gerne behilflich.

FAQ zu elektronischen Ausgangsrechnungen

Darf ich Rechnungen grundsätzlich elektronisch versenden, oder muss der Kunde zustimmen?
Der Gesetzgeber gibt vor: „Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers elektronisch zu übermitteln.“ Die Zustimmung kann zum Beispiel in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.

Mit welchen Programmen darf eine elektronische Rechnung geschrieben werden? Ist es zulässig, sie mit Excel oder Word zu schreiben?
Prinzipiell ist es möglich, Rechnungen mit Word oder Excel zu schreiben. Zwingend notwendig ist es jedoch, dass für jede Rechnung eine eigene Datei erzeugt wird und diese dann in einem sicheren File-System oder Dokumenten-Management-System (DMS) unveränderbar abgelegt wird. Die so geschriebene Rechnung kann dann zum Beispiel als PDF-Dokument versendet werden, ist aber nicht als E-Rechnung zu definieren.

In welchem Format oder in welcher Art und Weise müssen elektronische Rechnungen verschickt werden, oder in welchem Format oder wie dürfen sie auf gar keinen Fall verschickt werden?
Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. In Deutschland ist für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber grundsätzlich der Standard „XRechnung“ zu verwenden. Dabei handelt es sich um einen offenen, unentgeltlichen Datenstandard, der auch vom Format „ZUGFeRD“ verwendet wird. Dieses Format bieten viele Softwareanbieter in ihren Fakturierungsprogrammen an. Wenn Sie unsicher sind, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater. Er wird Ihnen gern weiterhelfen. Auf keinen Fall dürfen E-Rechnungen im Format Word oder Excel übermittelt werden.

In welcher Form müssen elektronische Ausgangsrechnungen archiviert werden? Muss auch die E-Mail archiviert werden oder nur der Anhang?
Umfangreiche Verwaltungsanweisungen, zum Beispiel die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewarung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) aus dem Jahr 2014, geben Aufschluss über den Umgang mit elektronischen Rechnungen. Der Originalzustand der übermittelten Daten muss demzufolge erkennbar und überprüfbar sein. Nachträgliche Änderungen der archivierten Dokumente müssen ausgeschlossen sein. Zu beachten ist also, dass der Originalzustand erhalten bleibt. Zugleich muss nach den GoBD die formelle und sachliche Richtigkeit prüfbar sein. Während der Aufbewahrungsdauer muss die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt werden. Demzufolge sind die notwendigen Programme vorzuhalten. Die Rechnungen sind im gleichen Format, in dem sie übermittelt wurden, zu archivieren. Dabei müssen Rechnungen vor allem so aufbewahrt werden, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können oder Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Elektronische Rechnungen dürfen nicht ausschließlich ausgedruckt archiviert werden. Eine Speicherung in einen einfachen Dateiordner, auf einer Festplatte oder in einem E-Mail-Ordner, wird von der Finanzverwaltung ebenfalls regelmäßig nicht anerkannt. Und ja, auch die E-Mail als Transportmedium muss archiviert werden.

— eingestellt am 13. Mai 2022

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