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Feste feiern – aber richtig

In diesem Jahr werden in den Unternehmen wieder Weihnachtsfeiern geplant. Wichtig dabei: Achten Sie auf die Freibeträge, und verderben Sie dem Finanzamt den Spaß an Ihren Betriebsveranstaltungen.

Mit dem Betrag von 110 Euro pro Mitarbeiter bleiben Betriebsveranstaltungen steuer- und sozialversicherungsfrei. Diesen Freibetrag kann der Arbeitgeber für zwei Veranstaltungen pro Jahr in Anspruch nehmen, ab der dritten Veranstaltung wird besteuert. Voraussetzung für die Steuerbefreiung ist, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern angeboten wird.

Zur Ermittlung des Freibetrags werden alle Aufwendungen der Veranstaltung einschließlich der Umsatzsteuer zusammengerechnet. Das können zum Beispiel sein: Speisen und Getränke, Fahrtkosten, Eintrittskarten, Geschenke, Saalmiete und Musik.

Diese Aufwendungen werden nun auf die teilnehmenden Mitarbeiter aufgeteilt. Begleitpersonen zählen nicht gesondert, sondern werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zugeordnet. Kürzlich entschied der Bundesfinanzhof zu den sogenannten No-Show-Personen. Auch wenn eingeplante Arbeitnehmer aufgrund von Krankheit, Unlust oder sonstigen Gründen nicht erscheinen, werden sie bei der Aufteilung nicht berücksichtigt. Das kann zu nicht steuerbarem Überschreiten des Freibetrags führen.

BEISPIEL  Im Unternehmen arbeiten 25 Arbeitnehmer, und alle werden zur Weihnachtsfeier eingeladen. Die geplanten Kosten der Veranstaltung betragen 2.750 Euro. Mit 110 Euro pro Kopf bleiben die Kosten im Rahmen des Freibetrags. Jedoch kommen drei Mitarbeiter nicht zur Feier. Der Freibetrag wird nun um insgesamt 330 Euro – also 15 Euro je Teilnehmer – überschritten. Der den Freibetrag übersteigende Betrag unterliegt grundsätzlich der Lohnsteuer und Sozialversicherung.

Damit nicht der einzelne Arbeitnehmer die Besteuerung tragen muss, kann dies der Arbeitgeber pauschal übernehmen. Diese Möglichkeit gibt es für den die 110 Euro übersteigenden Betrag oder den Aufwand ab der dritten Veranstaltung. Die pauschale Lohnsteuer dafür beträgt 25 Prozent.

WICHTIG Bei der pauschalen Versteuerung bleiben die Beträge sozialversicherungsfrei, wenn die Besteuerung innerhalb des Entgeltabrechnungs­zeitraumes erfolgt. Das heißt, nur bei Anmeldung der pauschalen Lohnsteuer bis spätestens zum 28. Februar des Folgejahres kann eine Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung erreicht werden.

ACHTUNG Bleiben die Aufwendungen innerhalb des 110-Euro-Freibetrags, gilt die Veranstaltung als im überwiegend betrieblichen Interesse ausgeführt. Sofern der Unternehmer grundsätzlich vorsteuerabzugsberechtigt ist, können aus den Kosten die Vorsteuern geltend gemacht werden. Wird der Freibetrag überschritten, überwiegt bei der Einordnung der Veranstaltung nicht mehr das betriebliche Interesse. Die Aufwendungen der Veranstaltung werden dem privaten Bedarf des Arbeitnehmers zugerechnet, und dafür ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Und die Geschenke? Bei üblichen Geschenken gehen die Werte in die Aufwendung der Veranstaltung ein. Für größere Geschenke bis zu einem Wert von 10.000 Euro pro Jahr und pro Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber eine pauschale Lohnsteuer von 30 Prozent wählen, es bleibt jedoch die Sozialversicherungspflicht.

— eingestellt am 24. November 2021

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