tatort:Steuern

Im Visier der Prüfer

Es gibt eine Reihe von Sachverhalten, die Betriebsprüfer regelmäßig unter die Lupe nehmen – und zwar solche, die den Erfahrungen zufolge besonders fehleranfällig sind oder bei denen die Prüfer Betrug wittern. tatort:steuern stellt die Klassiker der Betriebsprüfung vor und erklärt, wie Sie dem Finanzamt die Stirn bieten.

in einer Studie hat das Wirtschaftsprüfungsunternehmen Pricewater­housecoopers hat untersucht, womit sich Betriebsprüfungen schwerpunktmäßig befassen. Ergebnis: Meist sind es Standardthemen, bei denen Formvorschriften oder Aufzeichnungspflichten eine bedeutsame Rolle spielen – gerade dort, wo die Abgrenzung zwischen der privaten Lebensführung und den betrieblich veranlassten Kosten eines Unternehmens schwerfällt. Bewirtungsaufwendungen, Fahrtenbücher, Betriebsveranstaltungen oder Bar-Geschäfte über Kassensysteme wecken zum Beispiel regelmäßig das Interesse der Prüfer.

Essen und Trinken hält Leib und Seele zusammen

Wer würde nicht gerne mal in einem Luxusrestaurant speisen und das dann noch von der Steuer absetzen? Aufgrund der schweren Abgrenzbarkeit einer privaten von einer geschäftlichen Bewirtung sind die Bewirtungsaufwendungen ein beliebtes Prüfungsgebiet. Bei Bewirtungskosten gelten strenge Nachweis- und Dokumentationspflichten. Bewirtungskosten müssen angemessen sein und zeitnah, einzeln und gesondert von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Häufig werden diese Formalien hier und da – oft aus Zeitgründen – vom Unternehmer nicht ausreichend beachtet. Spätere Nachträge sind unzulässig. Der Bewirtungsnachweis kann auf einem Vordruck erfolgen, der häufig bereits auf der Bewirtungsrechnung aufgedruckt ist und alle relevanten Details einer ordnungsgemäßen Rechnung enthält. Diverse Muster dafür sind im Internet zu finden. Handschriftliche Rechnungen oder Quittungen genügen nicht. Eine Rechnung muss stets maschinell erstellt und mit einer Registriernummer (zugleich Rechnungsnummer) versehen sein.

ÜBRIGENS Auch Trinkgelder können geltend gemacht werden. Da diese nicht auf der gedruckten Rechnung ausgewiesen werden, sollten sie direkt auf der Rechnung vermerkt und vom Empfänger abgezeichnet werden.

Die Suche nach dem frisierten Fahrtenbuch

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher definiert, sondern nur durch die Rechtsprechung umrissen. Danach ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah, vollständig, nach Kilometerstand fortlaufend und in geschlossener Form zu führen. Jede einzelne berufliche Verwendung ist grundsätzlich für sich und detailliert mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Kilometerstand aufzuzeichnen. Steht der Prüfer vor der Tür, ist das Nachschreiben von Fahrtenbüchern keine Seltenheit. Aber aufgepasst: Die Hersteller von Fahrtenbüchern verändern häufig ihre Deckblätter oder drucken Herstellungsdaten ein, die jahresmäßig zugeordnet werden können. Wie peinlich, wenn Sie zeitnah mit einem Fahrtenbuch aus dem Jahr 2018 die Fahrten von 2016 dokumentieren. Des Weiteren werden häufig die eingetragenen Fahrten nicht plausibel oder fehlerhaft mit den in der Finanzbuchhaltung vorliegenden Tank- und Reparaturrechnungen abgeglichen. Das Fahrtenbuch wird in solchen Fällen als nicht ordnungsgemäß verworfen. Es droht die Versteuerung nach der 1-Prozent-Regel.

TIPP Es gibt mittlerweile gut funktionierende, elektronische Fahrtenbücher, die das korrekte Führen eines Fahrtenbuches leichter machen. Eine Excel-Tabelle reicht übrigens nicht aus.

Man soll die Feste feiern, wie sie fallen

Erst die Arbeit und dann das Vergnügen: Wenn es dabei um sogenannte Betriebsveranstaltungen wie Sommerfeste, Ausflüge oder Weihnachtsfeiern geht, bitte nur nach strengen Regeln! Auch hier steht die Abgrenzung der privaten Lebensführung vom betrieblichen Anlass im Vordergrund. Denn zum Arbeitslohn gehören grundsätzlich alle Einnahmen, die einem Arbeitnehmer aus seinem Arbeitsverhältnis zufließen. Allerdings fördert der Fiskus die positiven zwischenmenschlichen Auswirkungen von Betriebsveranstaltungen und gewährt zweimal im Jahr steuerliche Vergünstigungen. Die Kosten für die Party dürfen aber 110 Euro brutto pro Veranstaltung und teilnehmendem Mitarbeiter nicht übersteigen. Tun sie es doch, ist der überschüssige Betrag zu versteuern.

WICHTIG Die Betriebsveranstaltung muss allen Betriebsangehörigen offenstehen.

Seminare und fachliche Veranstaltungen des Arbeitgebers werden übrigens im überwiegend betrieblichen Interesse ausgeführt und gelten nicht als Betriebsveranstaltung. Sie bleiben somit bei der Berechnung der Anzahl solcher Events unberücksichtigt.

TIPP Es lohnt sich, die Kosten und Aufzeichnungspflichten von Betriebsveranstaltungen im Auge zu behalten, um unnötige Steuernachzahlungen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Pi mal Daumen – Hinzuschätzen erlaubt

Die Betriebsprüfung der Finanzämter schaut in den letzten Jahren insbesondere dort genau hin, wo bare Geschäftsvorfälle über Kassen- und PC-Systeme abgewickelt werden. Betriebsprüfer wittern in diesem Bereich ein hohes Missbrauchsrisiko aufgrund von Manipulationsmöglichkeiten der Systeme. Unternehmer können aktuell aus steuerlichen Gründen nicht verpflichtet werden, eine Registrier- oder PC-Kasse zu nutzen. Es kann auch eine „offene Ladenkasse“ – gerne als Schubladenkasse bezeichnet – sein. Jedoch werden an eine offene Ladenkasse von den Betriebsprüfern hohe Anforderungen gestellt. Wer elektronische Kassensysteme einsetzt, hat umfangreiche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. So sind die Tagesendsummenbons, sogenannte Z-Bons, penibel aufzubewahren. Die gespeicherten Daten sind zu archivieren und auf Anforderung der Finanzbehörde vorzulegen. Registrierkassen müssen seit Ende 2010 in der Lage sein, alle Einzelumsatzdaten in elektronischer Form für die Archivierungsdauer von zehn Jahren zu speichern und auswertbar zu machen. Denken Sie auch an regelmäßige Sicherungskopien der Systemdaten. Ein defekter, ausrangierter PC ist keine Ausrede für verloren gegangene Kassendaten.

TIPP Arbeiten Sie bei der Nutzung von elektronischen Kassensystemen mit Herstellern zusammen, die Ihnen die Sicherheit und Konformität der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) ihres Kassen- oder PC-Systems garantieren.

Aktuell entwickeln viele Hersteller auch externe Datenspeichersysteme, die Ihnen die Sorge vor Datenverlusten abnehmen.

Und das Ende der Geschicht, vergiss die Psychologie nicht…

Betriebsprüfer sind auch nur Menschen. Wenn man ihnen umgänglich und respektvoll gegenüber auftritt, zahlt sich das häufig aus. Kommt es bei Problemen zu einer tatsächlichen Verständigung zwischen Finanzamt und geprüftem Unternehmen, fördern neben guten Argumenten eine wohlwollende Gesprächsatmosphäre und ein angenehmes Miteinander die positiven Ergebnisse. Einem sympathischen Menschen gegenüber zeigt man ein größeres Entgegenkommen, wenn es darum geht, einen Kompromiss zu finden.

— eingestellt am 19. November 2019

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