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Neue Regeln ab 2020 – Mandantenzeitschrift tatort:steuern

Elektronische Kassensysteme

Neue Regeln ab 2020

Die Anforderungen an die elektronischen Kassensysteme steigen weiter. tatort:steuern erklärt, welche Umstellungen Sie bis zum Jahresende vornehmen müssen, damit es nicht zu Problemen bei der nächsten Betriebsprüfung kommt.

Seit einigen Jahren werden die Anforderungen an elektronische Kassensysteme kontinuierlich verschärft. Unternehmer sind gehalten, diese fristgerecht durch Softwareanpassungen oder sogar Neuanschaffungen umzusetzen. Wesentlich waren zuletzt vor allem die Einführung der Einzelaufzeichnungspflicht im Jahr 2017 sowie die Möglichkeit der Kassen-Nachschau, die 2018 geschaffen wurden. Mittlerweile liegen erste Erfahrungen mit dieser neuen Prüfungsmöglichkeit vor. Im Gegensatz zu einer ordentlichen Betriebsprüfung darf der Amtsträger bei der Kassennachschau ohne vorherige Ankündigung die Geschäftsräume in den üblichen Geschäftszeiten betreten und Einsicht in die digitalen Daten und sonstigen Organisationsunterlagen nehmen. Der Überraschungseffekt sorgt meist für eine ablehnende Haltung beim Unternehmer, der jedoch zur Mitwirkung verpflichtet ist.

Auch die nun anstehenden notwendigen Anpassungen werden für den Unternehmer einen zeitlichen und finanziellen Aufwand bedeuten. Doch der Vorteil liegt auf der Hand: Eine den technischen Anforderungen entsprechende Kasse kann auch weiterhin als verlässliche Grundlage mit Beweiskraft für die Finanzbuchführung dienen. Mögliche Hinzuschätzungen im Rahmen einer Betriebsprüfung können so vermieden werden. Der mögliche finanzielle Schaden, der bei Beanstandungen durch die Prüfer droht, übersteigt die notwendigen Investitionen um ein Vielfaches.

Welche Kassensysteme sind von den Neuerungen betroffen?

Entscheidend ist das Datum der Anschaffung. Liegt es vor dem 25. November 2010 und kann das Kassensystem umgerüstet werden, dann muss dies bis zum Jahresende erfolgen. Wenn das nicht der Fall ist, muss eine Neuanschaffung erfolgen, sodass alle Anforderungen ab dem 1. Januar 2020 erfüllt werden.

Wurde das Kassensystem hingegen nach dem 25. November 2010 angeschafft, muss bis zum Jahresende umgerüstet werden. Kann dies nicht erfolgen, dann gilt eine Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2023. Voraussetzung dafür ist aber, dass das System alle bisher erforderlichen Anforderungen schon erfüllt.

Die zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE), die ein elektronisches Kassensystem haben muss, sind die folgenden:

Sicherheitsmodul: Dadurch sollen nachträgliche Veränderungen von Kasseneingaben nicht ohne Datenspuren möglich sein.

Speichermedium: Es erfolgt eine Speicherung der Einzelaufzeichnungen bis zum Ende der steuerlichen Aufbewahrungsfrist.

Einheitliche digitale Schnittstelle: Diese soll für Betriebsprüfungen eine reibungslose Datenübertragung sicherstellen.

Achten Sie unbedingt darauf, dass die Ihnen vom Kassenhersteller angebotenen Systemänderungen zu den TSE vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sind. Nur dadurch ist eine Anerkennung vom Finanzamt sichergestellt.

Die Ordnungsvorschriften für die Buchführung halten noch weitere Neuerungen ab 2020 bereit. Es wird eine Meldepflicht für die im Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme (Kassen) eingeführt. Die Meldung muss an das für das Unternehmen zuständige Finanzamt innerhalb von einem Monat nach Anschaffung erfolgen. Die Frist für die Meldung bereits genutzter Systeme endet am 31. Januar 2020. Achtung: Ebenso muss auch die Außerbetriebnahme eines Systems dem Finanzamt gemeldet werden.

Leider liegt das für die Meldung notwendige Formular noch nicht vor. Ebenso ist unklar, ob dies auf elektronischem Weg erfolgen kann oder ob im digitalen Zeitalter noch ein Papierformular eingereicht werden muss.

Im Einzelhandel oder auch in Restaurants wird dem Kunden bereits heute eine Rechnung oder ein Kassenbon nach der Bezahlung ausgehändigt. Ab 2020 wird nun eine generelle Belegausgabepflicht eingeführt. Demnach ist jedem Kunden unaufgefordert ein Kassenbon auszuhändigen. Dies darf in Papierform oder auch auf elektronischem Weg erfolgen. Zu beachten ist, dass ein Duplikat des Beleges elektronisch aufbewahrt wird.

Auf Antrag kann das Finanzamt im Ausnahmefall eine generelle Befreiung von der Belegausgabepflicht erteilen, da sie auf Volksfesten, Wochenmärkten oder bei Sportveranstaltungen bei der Vielzahl von Personen nicht umsetzbar ist.

tatort:steuern wird auch künftig über dieses Thema berichten, denn auch nach Umsetzung der geschilderten neuesten Vorgaben wird der Gesetzgeber die bargeldintensiven Betriebe weiterhin im Fadenkreuz haben. Die Manipulation von Kassendaten wird weiter erschwert werden. Ein Blick über die Grenzen nach Italien lässt erkennen, welche Auflagen in der Zukunft noch vom Gesetzgeber kommen können. Die elektronische Kasse eines italienischen Gastronomen muss beispielsweise ein Kommunikationsmodul enthalten, das die Online-Übermittlung von Tagesabschlüssen an die Finanzverwaltung ermöglicht.

Eine generelle Verpflichtung zur Einführung eines elektronischen Kassensystems besteht auch nach den neusten Regelungen in Deutschland nicht. Die Führung einer sogenannten offenen Ladenkasse ist zwar auch weiterhin zulässig, unterliegt jedoch anderen Regelungen. Auch die Rückkehr von einem elektronischen System ist möglich. Ob diese Form der Kassenführung für das Unternehmen jedoch praktikabel ist, hängt von den betrieblichen Umständen und Erfordernissen ab.

Fazit: Auch wenn noch nicht alle technischen Details für die Umsetzung geklärt sind, so steht jedoch der Umfang der erforderlichen Erneuerungen fest. Setzen Sie sich daher unbedingt mit dem Servicepartner des Kassensystems in Verbindung, um die notwendigen Schritte einzuleiten. Die Zeit bis zum Jahresende ist knapp.

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