Lohnsteuer

Goodies fürs Homeoffice

Durch die Coronapandemie ist das Homeoffice in Windeseile salonfähig geworden. Auch weiterhin wird es von vielen Arbeitnehmern als sehr willkommene Art der Berufsausübung geschätzt. tatort:steuern erläutert, welche steuerlichen Auswirkungen sich daraus ergeben können.

In den letzten dreieinhalb Jahren hat sich unsere Arbeitswelt in rasantem Tempo verändert. Der Slogan „Arbeit neu denken“ betrifft nicht nur Unternehmer, sondern auch uns Steuerberater. Denn mit dem Trend zum Homeoffice haben auch viele Fragen zur beruflichen oder privaten Veranlassung eine neue Bedeutung bekommen.

In jüngster Zeit gab es einige wegweisende Urteile zu der Frage, ob die private Mitbenutzung eines betrieblichen Gegenstands durch den Arbeitnehmer steuerliche Konsequenzen (Lohnsteuer) nach sich zieht. Nicht selten änderten die Finanzgerichte in diesen Urteilen unter den neuen Gegebenheiten ihre bisherige Rechtsauffassung zugunsten der Arbeitnehmer. Diese Grundsätze sind teilweise schon geltendes Recht, andere wiederum als höchstrichterliche Rechtsprechung anwendbar.

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen

So bietet das Lohnsteuerrecht an verschiedenen Stellen Möglichkeiten, steuerfreie Arbeitgeberleistungen zu erbringen. Beispielhaft sei auf folgende Befreiungsmöglichkeiten hingewiesen, die in der laufenden Beratungspraxis von besonderer Bedeutung sind:

Inflationsausgleichsprämie
Reisekosten
Kinderbetreuungskosten
Gesundheitsförderungsmaßnahmen
Überlassung von Fahrrädern
Überlassung von Computern, Smartphones und ähnlichen Geräten
Stromladevorteile für Elektrofahrzeuge
betriebliche Altersvorsorgebeiträge
50-Euro-Freigrenze
Rabattfreibetrag

Einige dieser Punkte sind uns schon länger bekannt. Die Überlassung von Computern und Smartphones hingegen sind für viele von uns Neuland und erfordern in der Praxis viel Sorgfalt, damit dieser Steuervorteil, mit dem oft auch ein sozialversicherungsrechtlicher Vorteil verbunden ist, seine Wirkung entfaltet. Wird ein dem Arbeitnehmer zuzurechnendes Telekommunikationsgerät betrieblich eingesetzt, kann lediglich der beruflich veranlasste Teil als Werbungskosten geltend gemacht oder als – auch pauschal ermittelter – Auslagenersatz steuerfrei durch den Arbeitgeber ersetzt werden.

Überlassung von Smartphones

Anders verhält es sich bei der Überlassung des Geräts durch den Arbeitgeber. Die Steuerbefreiung umfasst hier nicht nur den geldwerten Vorteil aus der Nutzung von Computer oder Handy, sondern auch die Nutzung des Zubehörs, wie zum Beispiel der Tastatur, des Monitors, des Druckers oder des Scanners.

In der Praxis werden häufig kostenpflichtige Apps auf dem betrieblichen Smartphone installiert. Trägt der Arbeitgeber die hierfür anfallenden Kosten und ist der Arbeitgeber infolge der an ihn gerichteten Rechnung der Leistungsempfänger und handelt es sich dabei um eine privat genutzte App, dürfen diese Kosten nicht von der Steuerfreiheit umfasst sein. Es handelt sich dann um einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil, für den aber die Regelungen zur 50-Euro-Freigrenze oder eine Pauschalierung zur Anwendung kommen können.

Arbeitgeber zahlt Rechnung

Übernimmt der Arbeitgeber hingegen die an den Arbeitnehmer gerichtete Rechnung für das dienstliche Mobiltelefon, stellt die Übernahme der Kosten für die privat genutzte App Barlohn dar, für die die Anwendung der 50-Euro-Freigrenze und die Pauschalierung ausscheiden.

Das jeweilige betriebliche Gerät muss dem Arbeitgeber und nicht dem Arbeitnehmer zuzurechnen sein. Ein die Steuerfreiheit auslösendes betriebliches Telekommunikationsgerät kann danach selbst dann vorliegen, wenn der Arbeitgeber dieses unter dem Marktpreis vom Mitarbeiter erwirbt.

Die Steuerfreiheit gilt für Personen, die Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit erzielen. Entscheidend ist, dass es sich um Arbeitnehmer nach der Definition des Einkommensteuergesetzes handelt. Auf die sozialversicherungsrechtliche Einordnung kommt es nicht an. Damit kann diese Befreiungsvorschrift auch auf geldwerte Vorteile zur Anwendung kommen, die einem Gesellschafter-Geschäftsführer zufließen, selbst wenn dieser sozialversicherungsrechtlich als Unternehmer einzuordnen ist. Unerheblich ist auch, ob der Arbeitnehmer individuell versteuerten Arbeitslohn bezieht oder der Lohn pauschaliert besteuert wird.

Auch bei pauschalierten • kurzfristigen Beschäftigungsverhältnissen, • geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen und • Dienstverhältnissen in der Land- und Forstwirtschaft kann diese Befreiungsvorschrift angewandt werden.

Beispiel Die Mitarbeiterin A ist als Minijobberin beschäftigt. Daneben erhält sie ein Smartphone des Arbeitgebers unentgeltlich zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn. Es fallen für die private Telefonnutzung durchschnittlich 30 Euro im Monat an. Der geldwerte Vorteil aus der privaten Telefonnutzung des betrieblichen Smartphones bleibt lohnsteuerfrei, auch wenn dadurch die 520-Euro- Grenze überschritten wird.

Achtung Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind teilweise auf der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen. So ist geregelt, dass steuerfreie Leistungen wie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeiten und Vergütungen bei doppelter Haushaltsführung mit der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln sind. Keine betragsmäßige Bescheinigungspflicht besteht hingegen für die steuerfreien Kita-Zuschüsse, wenngleich die steuerfreien Arbeitgeberzuschüsse für die Betreuung die als Sonderausgaben abziehbaren Kinderbetreuungskosten mindern.

Fazit Das Lohnsteuerrecht bietet vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten zur Lohnoptimierung. Durch die neue Rechtsprechung wurden die bisherigen Gestaltungsmöglichkeiten erweitert. Neben dem Steuerrecht sind bei Anwendung der Befreiungsnormen auch sozialversicherungsrechtliche Aspekte zu beleuchten. Gern helfen wir Ihnen bei der Umsetzung weiter.