Tipp

Ausgaben für Lebensmittel, Energiekosten und auch Freizeitvergnügen werden stetig teurer. Wie gut, wenn dann die Kosten für das Handy oder den privaten Internetanschluss vom Arbeitgeber übernommen oder bezuschusst werden. So bleibt netto mehr für andere Dinge.

Der Arbeitgeber kann Telekommunikationsgeräte samt Zubehör überlassen, ohne dass dafür eine Lohnsteuerpflicht entsteht. Das gilt unter anderem für Personal Computer, Laptops, Handys, Smartphones, Smartwatches oder Tablets. Als Zubehör zählen beispielsweise Ladekabel, Laptoptaschen oder Router und andere Netzwerkgeräte. Bezahlt der Arbeitgeber dazu auch die laufenden Verbindungsentgelte, wie Mobilfunk- oder Internetkosten einschließlich Roaming, ist dies ebenfalls steuerfrei. Nicht steuerfrei sind Arbeitgeberzuschüsse zum Kauf eigener Geräte oder zum privaten Telefonanschluss.

Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber Eigentümer des Geräts oder Inhaber des Leasingvertrags oder des Software-Lizenzvertrags bleibt. Schon deshalb empfiehlt sich eine schriftliche Überlassungsvereinbarung, aus der dies eindeutig hervorgeht. Klauseln, die eine Rückgabepflicht der Geräte beim Ausscheiden aus dem Unternehmen festlegen, sorgen für Klarheit.

Dagegen ist es für die Steuerfreiheit gleichgültig, wie groß der private Nutzungsanteil ist. Steuerfrei ist die Überlassung selbst dann, wenn vom Arbeitgeber überlassene Geräte ausschließlich privat genutzt werden oder wenn der vom Unternehmen bezahlte Laptop stets zu Hause genutzt wird.

Pauschale Lohnsteuer in Höhe von 25 Prozent bei Übereignung von Smartphones & Co. und Internetzuschüssen

Wenn Datenverarbeitungsgeräte samt Zubehör aus dem Eigentum des Arbeitgebers in das des Arbeitnehmers übergehen, ist diese Übereignung im Gegensatz zur Überlassung nicht steuerfrei. Sie ist jedoch steuerbegünstigt: Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer auf den geldwerten Vorteil pauschal in Höhe von 25 Prozent entrichten. Die Steuerpauschalierung gilt dann für die Geräte selbst, technisches Zubehör und Software sowie den Internetzugang, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber die gesamten Kosten oder nur einen Teil davon übernimmt. Die Arbeitgeberleistungen müssen jedoch immer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden.

Wenn die Internetkosten des Arbeitnehmers nicht mehr als 50 Euro monatlich betragen, benötigt der Arbeitgeber zur Lohnsteuerpauschalierung seiner Zuschüsse keine Belege außer einer Erklärung des Mitarbeiters, dass ihm diese Kosten durch die Internetnutzung tatsächlich entstanden sind und der Internetvertrag auf seinen Namen läuft. Für den Arbeitnehmer bleibt die Leistung dann steuer- und sozialabgabenfrei.

Hat der Mitarbeiter höhere Ausgaben und möchte der Arbeitgeber diese mit mehr als 50 Euro bezuschussen oder erstatten und mit 25 Prozent pauschal versteuern, muss der Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten die entstandenen Aufwendungen im Einzelnen nachweisen. Es können dann die durchschnittlichen Kosten pauschalversteuert übernommen werden. •

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