Kanzlei

Digitalisierung der Steuerberatung

Das Thema Digitalisierung ist spätestens nach März 2020 noch viel präsenter geworden, als je zuvor. Auf dem Markt gibt es in der Finanz- und Buchhaltungsbranche immer mehr Anbieter, deren Produkte versprechen, die Arbeit durch digitale Prozesse leichter und schneller zu erledigen. Auf den ersten Blick erscheinen diese Lösungen recht vielversprechend zu sein. In der Praxis sieht dies jedoch oftmals anders aus.

Die Anzahl der Anbieter für digitale Lösungen in der Finanzbuchhaltung nimmt von Jahr zu Jahr zu. Alle Anbieter versprechen, dass das Sortieren der Belege wie von alleine geht und somit mehr Zeit für das eigentliche Geschäft oder Privatleben bleibt. Hierzu müssen wir leider sagen, dass dem nicht so ist.

Woran liegt das? Die Anwendungen der einzelnen Anbieter decken immer nur einen spezifischen Bereich ab. So gibt es wunderbare Anwendungen, bei denen die Rechnungen nur gescannt und abgelegt werden. Die Daten für die Finanzbuchhaltung, wie Betrag, Datum, Kreditor etc., können aber nicht eingegeben bzw. von den Rechnungen ausgelesen werden. Ein Zahlungsverkehr wird nicht ermöglicht und auch eine Exportschnittstelle fehlt, so dass die Rechnung abermals gescannt und bearbeitet werden muss.

Die Anwendung zur Unterstützung in der Buchhaltung sollte sich an dem Arbeitsablauf orientieren. Dafür muss zuerst die Rechnung in das System gebracht werden. Als einfachste Lösung bietet sich der manuelle Upload von Dateien an, gleichwohl eine E-Mail-Integration oder eine Handy-Scan-App enthalten sein sollte.

In einem nächsten Schritt muss es für die einzelne Rechnung die Möglichkeit geben, den Lieferanten, das Datum und den Betrag zu erfassen. Am besten eignet sich eine Anwendung, die mittels sog. OCR-Erkennung die Daten selbständig ermittelt und dem Bearbeiter Vorschläge unterbreitet, die dieser dann nur bestätigen muss.

Anschließend ist ein digitaler Freigabeprozess für größere Unternehmen sinnvoll. Den Beleg im System zu scannen und ihn dann wieder auszudrucken, um die Freigabe anzustoßen, ist nicht sinnvoll. Die vorherige manuelle Freigabe ist auch keine Lösung, da die Buchhaltung sich notieren muss, welcher Beleg gerade im Unternehmen unterwegs ist.

Im nächsten Schritt ist eine Banking-Schnittstelle sinnvoll. Dabei wird mittels der erfassten Bankverbindung beim Lieferanten eine Überweisungsdatei erzeugt, die in jedem Online-Banking hochgeladen werden kann. Ohne diese Funktion müssen die Überweisungen manuell eingegeben werden. Erst am Ende sollte eine Exportfunktion ermöglichen, dass der Beleg beim Einlesen der Buchungsdaten automatisch dem Buchungssatz zugeordnet werden kann. Andernfalls müssen die Belege wieder durch eine manuelle Eingabe dem Buchungssatz zugewiesen werden.

Wir bei HPTP können, bis auf den Freigabeprozess, alle genannten Schritte anbieten. Der Vorteil für unsere Mandanten: Mit Ausnahme von vier OneClick Premiumpartner-Anwendungen, entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Werden die vorab beschriebenen Schritte nicht aufeinander abgestimmt, führt dies zu versteckten Kosten. Am Ende profitiert davon nur der Anbieter der Software, aber nicht das Unternehmen und auch nicht die Steuerkanzleien.

Daher gilt: Überlegen Sie sich gut, welche Prozesse Sie wie verändern. Jeder Medienbruch, der entsteht, führt zu höheren Kosten, da er mit einem größeren Zeitaufwand verbunden ist.

Derzeit gibt es leider kein System ganz ohne Medienbrüche, aber durch unsere Anwendungen wird sichergestellt, dass diese minimiert werden. Bitte sprechen Sie uns an, bevor Sie eine Software einführen. Wir beraten Sie gerne!