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Dauerbrenner Fahrtenbuch – Mandantenzeitschrift tatort:steuern

Elektronische Fahrtenbücher

Dauerbrenner Fahrtenbuch

Im Jahr 1996 wurde die pauschale 1-Prozent-Methode zur Abgeltung der privaten Nutzung eines Firmenfahrzeugs eingeführt. Doch viele Steuerzahler führen lieber ein Fahrtenbuch, um einen höheren Anteil der Kfz-Kosten steuerlich geltend machen zu können. Die handgeschriebenen Bücher führen aber oft zu Streit mit dem Finanzamt. tatort:steuern erklärt, worauf bei Anschaffung einer elektronischen Alternative zu achten ist.

Als der Gesetzgeber die 1-Prozent-Methode einführte, wollte er damit einen Beitrag zur steuerlichen Vereinfachung leisten. Doch Pauschalen wie diese haben ihre Tücken. Denn das individuelle Gerechtigkeitsempfinden eines jeden einzelnen Steuerbürgers lässt sich mit solchen Regelungen leider nicht befriedigen. Entfällt beispielsweise nur ein kleiner Anteil der gefahrenen Kilometer auf die private Nutzung eines Fahrzeugs, für das ein hoher Kaufpreis entrichtet werden musste, kann die 1-Prozent-Methode bereits zu einer sehr hohen – und gefühlt ungerechten – Zahllast führen. Der Gesetzgeber hat dem Steuerbürger dafür jedoch gleich eine vermeintlich einfache Alternative angeboten: das Fahrtenbuch. Auf den ersten Blick ist das ein Weg zu mehr Gerechtigkeit.

Erhebliche Nachzahlungen

Doch die Gesetzesauslegung durch die Verwaltung und auch die Rechtsprechung haben die formalen Hürden so hoch gelegt, dass es in den letzten Jahren immer wieder Streit über die Richtigkeit und damit die Anerkennung des Fahrtenbuchs gegeben hat. Der Gesetzgeber hatte in den Neunzigerjahren bei seiner Reform ein handgeschriebenes und damit nachträglich nicht mehr veränderbares Fahrtenbuch vor Augen. Zeitnah sollte es geführt sein. Veränderbare Excel-Tabellen und lose Blattsammlungen wurden nicht anerkannt. Kleinste Ungenauigkeiten in der Dokumentation der gefahrenen Strecken führten zur Verwerfung der Aufzeichnungen. Als Folge kam dann nachträglich in vielen Fällen doch die 1-Prozent-Methode durch den Betriebsprüfer zum Ansatz. Die ganze Arbeit war vergeblich, der Frust groß und die Steuernachzahlungen erheblich.

Mittlerweile werden dank der fortschreitenden Digitalisierung auch Lösungen für das leidige Thema Fahrtenbuch angeboten. So sind bereits zahlreiche elektronische Fahrtenbücher auf den Markt gekommen. Der Vorteil einer solchen Investition liegt in der Vereinfachung der Streckenerfassung und der Rechtssicherheit. Bei der Entscheidung für eine der vielen angebotenen Varianten ist daher wichtig, dass das System die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt.

Unterschiedliche Systeme

Wer sich ein elektronisches Fahrtenbuch aussucht, sollte auf die Unterschiede der jeweiligen Produkte in puncto Bedienbarkeit, beim Datenexport, bei der Datensicherheit sowie dem Kundenservice achten. Ebenso existieren am Markt verschiedenste Preismodelle, so zum Beispiel monatliche Überlassungsgebühren, eine Jahresgebühr oder ein einmaliger Kaufpreis. Das elektronische Fahrtenbuch kann bei einigen Anbietern direkt mit dem Bordcomputer verbunden werden. Dazu wird lediglich ein Stecker an die Analysebuchse des Fahrzeugs angeschlossen. Viele  Systeme bedienen sich dazu des mobilen GPS. In einer App können beispielsweise häufig gefahrene Strecken abgespeichert oder die Daten direkt an das Fahrtenbuchprogramm übermittelt werden. Der Aufwand für die abschließenden Eintragungen am PC oder Handy hält sich in Grenzen.

Achtung Natürlich müssen auch in den elektronischen Fahrtenbüchern die vom Finanzamt geforderten Angaben ordnungsmäßig erfasst werden: Datum, Anlass der Fahrt, Kilometerstand am Anfang und am Ende der Tour, aufgesuchter Kunde beziehungsweise der Zweck des Weges. Eine technische Abänderbarkeit der erfassten Daten muss ausgeschlossen sein.

Bedienungsfehler, unvollständige Aufzeichnungen und sonstige technische Probleme gehen immer zu Lasten des Nutzers. Das Finanzamt wendet dann im Zweifel nachträglich die 1-Prozent-Methode an. Darüber hinaus müssen die Daten zehn Jahre lang aufbewahrt und für den Betriebsprüfer lesbar gemacht werden können.

Letztlich hängt es sehr von individuellen Bedürfnissen und dem technischen Verständnis des Nutzers sowie dessen Zahlungsbereitschaft ab, welches E-Fahrtenbuch für ihn das richtige ist. In der Regel wird Anwendern vor allem eine einfache Bedienung wichtig sein. Entscheidend dabei ist, wie viel Eigenarbeit nötig wird, wie diese erbracht werden muss und inwiefern Informationen automatisch eingetragen werden. Eine pauschale Aussage über das beste oder günstigste Fahrtenbuch kann es daher nicht geben, sodass tatort:steuern an dieser Stelle auf eine allgemeingültige Produktempfehlung verzichten muss. Einige Anbieter gehen aber auf dieses Problem ein, indem sie Testphasen anbieten. Nutzen Sie diese Möglichkeit, bevor Sie sich für ein System entscheiden.

Wer sich ein elektronisches Fahrtenbuch zulegen möchte, sollte wissen: Für alle Fahrten eines Kalenderjahres kommt einheitlich entweder die 1-Prozent- oder die Fahrtenbuchmethode in Betracht. Eine Änderung ist nur zum Jahreswechsel möglich. Lediglich bei einem Fahrzeugwechsel lässt die Finanzverwaltung eine Änderung der Ermittlung auch innerhalb des Jahres zu.

Fazit Elektronische Fahrtenbücher sind eine komfortable Möglichkeit, den steuerlichen Folgen der 1-Prozent-Regelung zu entgehen. Prüfen Sie die unterschiedlichen Systeme genau, denn diese Entscheidung entfaltet eine zeitliche Bindung und verursacht Kosten.

Wichtig An den gesetzlichen Grundlagen hat sich seit 1996 nichts verändert. Wer einen Firmenwagen auch privat nutzt, muss für dieses Privileg Steuern zahlen. Grundlage für die Bewertung der Nutzung ist der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs inklusive der Sonderausstattungen. Ausgehandelte Rabatte werden nicht berücksichtigt. Für Elektrofahrzeuge gibt es neuerdings Vergünstigungen. Grundsätzliche Voraussetzung ist unverändert auch, dass das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt werden muss.

© David Becker - unsplash