E-Rechnung

Fallstricke vermeiden, Chancen nutzen

Am 1. Januar 2025 zog die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, verpflichtend in unsere Geschäftswelt ein. Bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Pflicht noch mit einigen Ausnahmen. Im Jahr 2026 werden jedoch viele Unternehmen endgültig die Weichen für den Umstieg zur elektronischen Abrechnung stellen. tatort:steuern hat sich umgesehen und praxisrelevante Hinweise zusammengetragen.

Die Digitalisierung macht vieles möglich. So könnte beispielsweise beim Einkauf im Baumarkt, an der Tankstelle oder gar im Supermarkt bei Angabe der eigenen Steuernummer die entsprechende Rechnung auf direktem Weg an die Finanzverwaltung und gleichzeitig an die eigene Buchhaltung gesendet werden. Wer das für futuristisch hält, muss eines Besseren belehrt werden: In mehreren europäischen Ländern ist dieses Verfahren bereits gängige Praxis. In Deutschland ist es bis dahin aber tatsächlich noch ein weiter Weg.

Mittlerweile zeichnet sich jedoch auch hierzulande immer stärker ein Trend zur E-Rechnung ab. Unter E-Rechnungen werden Formate wie „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“ verstanden, nicht aber digitale Formate wie PDF oder JPG. Die Umstellung auf die echten E-Rechnungen wird von vielen Unternehmern als unerwartet leicht empfunden, sie erfordert aber eine Erneuerung der Prozesse und kann technische Herausforderungen – insbesondere bei der automatisierten Verarbeitung und der Einhaltung von Standards – mit sich bringen. Viele Unternehmen berichten von einer erheblichen Effizienzsteigerung, schnelleren Zahlungen und weniger Fehlern, sofern sie ein geeignetes Buchhaltungstool benutzen.

Häufig genannte Vorteile:

Schnellere Zahlungsabwicklung: Digitale Prozesse reduzieren Verzögerungen, was zu einem höheren Cashflow führt.
Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse minimieren den manuellen Aufwand.
Fehlerminimierung: Die Automatisierung führt zu weniger manuellen Fehlern.
Verbesserte Nachvollziehbarkeit: Buchhaltungs- und Archivierungsprozesse werden transparenter und nachvollziehbarer.
Digitalisierungsschub: Der Umstieg fördert die Digitalisierung von Geschäftsabläufen und schafft eine zukunftssichere Basis.
Einfache Umstellung: 86 Prozent derer, die bereits E-Rechnungen versenden, empfanden die Umstellung als leicht oder sehr leicht, insbesondere mit der Unterstützung durch Buchhaltungssoftware.

Darüber hinaus angesprochene Herausforderungen:

Technische Probleme: Es gibt noch Hürden bei der Konformität und der Umsetzung der Standardformate (XRechnung oder ZUGFeRD).
Lesbarkeit: E-Rechnungen im strukturierten Format sind für Menschen oft schwer lesbar und erfordern spezielle Software, um den Inhalt zu erschließen.
Regelmäßige Fehler: Markterfahrungen zeigen, dass ein hoher Anteil an E-Rechnungen formale oder inhaltliche Fehler aufweist, die zunächst überprüft werden müssen.
Integrationsprobleme: Die Integration der E-Rechnungsfunktionalität in bestehende Systeme kann eine Herausforderung darstellen.

Die Finanzverwaltung hat die Erfahrungen bereits in einem zweiten Schreiben umgesetzt und damit auch die Weichen für die Zukunft gestellt.

Die wichtigsten und praxisrelevantesten Punkte sind:

Eine Datei, die aufgrund eines Formatfehlers die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nicht erfüllt, ist als sonstige Rechnung anzusehen.
Es wird klargestellt, dass Rechnungen von Kleinunternehmern, Fahrausweise und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto) von der E-Rechnungs-Pflicht ausgenommen sind. Sie dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Die Finanzverwaltung ergänzt nun, dass in Fällen, in denen gesetzlich die Abrechnung mit einer E-Rechnung vorgesehen ist, auch Rechnungen für Kleinbeträge und Fahrscheine als E-Rechnung ausgestellt werden dürfen – ohne Einholung einer Zustimmung des Rechnungsempfängers, die bisher ausdrücklich erforderlich war.
Zur Frage des Umfangs einer E-Rechnung ergänzt die Finanzverwaltung, dass in den Fällen, in denen Formatfehler auftreten, diese dazu führen, dass zwar eine E-Rechnung vorliegt, diese jedoch nicht ordnungsmäßig ist und nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Bei Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt (beispielsweise Aufmaßänderungen) wird eine Rechnungsberichtigung erforderlich, da es sich nicht um eine bloße Änderung des Rechnungsbetrags handelt. In diesem Fall liegt eine Änderung der Leistungsbeschreibung vor.
Zu einem in der Baubranche häufig vorkommenden Sachverhalt, der Minderung des Rechnungsbetrags aufgrund von Unstimmigkeiten (beispielsweise Mängelrügen hinsichtlich der Bauausführung), stellt die Finanzverwaltung klar, dass keine Rechnungsberichtigung erforderlich ist.
Die Vorgaben zur Aufbewahrung einer E-Rechnung will die Finanzverwaltung vollständig neu fassen. Dabei müssen auf jeden Fall die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sein.

FAZIT Die Einführung der E-Rechnung stellt eine bedeutende Veränderung für die deutsche Wirtschaft dar, bietet jedoch auch große Chancen für Effizienzsteigerung, Kostenersparnis und verbesserte Compliance. Unternehmen, die sich erfolgreich an diese Veränderung anpassen, werden nicht nur gesetzlich konform sein, sondern auch Effizienzvorteile genießen. Die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei ist dabei ein Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Umstellung. In einer zunehmend digitalisierten Welt ist die E-Rechnung ein entscheidender Schritt nach vorn und wird die Art und Weise, wie Unternehmen operieren, nachhaltig verändern.