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Die Zukunft der Rechnungsstellung – Mandantenzeitschrift tatort:steuern

E-Rechnungen

Die Zukunft der Rechnungsstellung

Ab dem Jahr 2025 steht eine bedeutende Veränderung in der Welt der Geschäftsabrechnungen bevor: E-Rechnungen werden für Unternehmen obligatorisch. Diese Maßnahme wird nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Transaktionen abwickeln, verändern, sondern auch einen großen Einfluss auf die Effizienz und Nachhaltigkeit der Geschäftsprozesse haben.

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist Teil eines globalen Trends zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Der Einsatz elektronischer Rechnungen bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber herkömmlichen Papierrechnungen. Zu diesen Vorteilen gehören:

Effizienz: E-Rechnungen beschleunigen den Rechnungsprozess erheblich, da sie automatisch erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden können. Dies reduziert den manuellen Aufwand, verringert Fehler und beschleunigt den Zahlungsfluss zwischen Unternehmen.

Kosteneinsparungen: Unternehmen können erhebliche Kosten für Papier, den Druck und die manuelle Verarbeitung der Rechnungen einsparen. Zudem entfallen Kosten für den Versand und die Lagerung von Papierrechnungen.

Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs durch E-Rechnungen trägt zum Umweltschutz bei, indem Ressourcen gespart und CO2-Emissionen verringert werden.

Automatisierung: E-Rechnungen lassen sich nahtlos in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren, was zu einer automatisierten und effizienten Verarbeitung von Rechnungsdaten führt.

Compliance: Elektronische Rechnungen können leichter archiviert und verwaltet werden, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und steuerlicher Anforderungen erleichtert.

Einführung einer gesetzlichen Verpflichtung

Die Regelung zur Einführung von E-Rechnungen ab dem Jahr 2025 basiert auf EU-Recht und folgt den grundlegenden Richtlinien und Vorschriften, die von der Europäischen Union festgelegt wurden.

Bereits 2010 wurden Grundlagen beschlossen, und 2014 legte die Richtlinie 2014/55/EU die Rahmenbedingungen für die Nutzung elektronischer Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen fest. Deutschland setzte diese Richtlinie zum November 2018 um.

Die neue Regelung wird Unternehmen dazu verpflichten, ihre Rechnungen in einem bestimmten elektronischen Format auszustellen und zu versenden. Dies wird dazu beitragen, die Effizienz und Transparenz in der gesamten Lieferkette zu verbessern und Betrug sowie Steuerhinterziehung zu bekämpfen.

Für kleine Unternehmen sollen Übergangsregelungen festgelegt werden. Dabei wird die Abrechnung mittels einer nicht dem E-Rechnungsformat entsprechenden Rechnung, zum Beispiel einer Rechnung auf Papier oder als PDF, von der Zustimmung des Empfängers abhängig gemacht.

Dadurch ergibt sich ein vermeidbarer bürokratischer Aufwand sowie eine gewisse Unsicherheit im Abrechnungsverlauf, die Sie vermeiden sollten. Auch im internationalen Geschäftsverkehr werden zunehmend E-Rechnungen verlangt.

Einzelne Formate

Das Format der E-Rechnungen soll sicherstellen, dass sie unveränderlich und maschinenlesbar sind, das Zusammenspiel verschiedener Systeme ermöglichen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

XML (Extensible Markup Language): XML ist die am häufigsten verwendete Sprache für E-Rechnungen. Es wird von den EU-Richtlinien und den meisten internationalen Standards unterstützt. XML ist eine Auszeichnungssprache, die strukturierte Daten in einem hierarchischen Format darstellt. Eine E-Rechnung in XML enthält Felder für Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name und Adresse des Rechnungsempfängers, Menge und Preis der gelieferten Waren oder Dienstleistungen sowie Angaben zur Umsatzsteuer.

UBL (Universal Business Language): UBL ist ein branchenübergreifender Standard, der auf XML basiert und speziell für den Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen entwickelt wurde.

PDF (Portable Document Format): Das PDF kann beim Empfänger nicht vollständig automatisch verarbeitet werden und erfordert daher manuelles Arbeiten. Es ist allein kein strukturiertes Format für eine E-Rechnung, sondern kann nur ergänzender, visueller Bestandteil eines anderen Formats sein.

XRechnung

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein deutscher Standard für elektronische Rechnungen, der auf PDF/A (einer Variante von PDF für die Langzeitarchivierung) basiert und strukturierte Daten in XML in der PDF-Datei integriert. ZUGFeRD kombiniert die Vorteile von PDF für die visuelle Darstellung mit den Vorteilen von XML für die maschinelle Verarbeitung.

Vorbereitung auf die Umstellung

Die bevorstehende Einführung der gesetzlichen Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen erfordert eine rechtzeitige Vorbereitung seitens der Unternehmen. Dabei kommt insbesondere der technologischen Anpassung besondere Bedeutung zu. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur und Softwarelösungen die Erstellung, Verarbeitung und Übermittlung von E-Rechnungen unterstützen.

Zu empfehlen ist eine zeitnahe Klärung, ob die eingesetzten Warenwirtschafts- und Rechnungsschreibungssysteme bereits diesen Anforderungen genügen oder Anpassungen notwendig sind. Wichtig bei der Umstellung: Die Mitarbeiter müssen über die neuen Prozesse und Anforderungen informiert und geschult werden. Erfahrene Dienstleister für E-Rechnungslösungen können Unternehmen dabei unterstützen, die Umstellung effizient und kosteneffektiv zu bewältigen.

Die Einführung von E-Rechnungen ab 2025 markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Geschäftsverkehr. Unternehmen, die frühzeitig Maßnahmen ergreifen und sich auf die Umstellung vorbereiten, werden von den vielfältigen Vorteilen profitieren, die mit diesem neuen Standard einhergehen.

Handlungsanregung:

  1. Bestandsaufnahme und Prüfung der IT-Infrastruktur
  2. Welche Prozesse sind betroffen?
  3. Welche Mitarbeiter sind betroffen?
  4. Wer trägt die Gesamtverantwortung?
  5. Welches E-Rechnungsformat soll genutzt werden?
  6. Start und Ende des Umstellungs­projektes
  7. Einbindung externer Dienstleister?
  8. Kostenschätzung

Insbesondere in kleinen Firmen führt die Einführung der E-Rechnung vielfach zu Verunsicherung. tatort:steuern nennt typische Fragen von Mandanten und liefert Antworten.

Wir schreiben bislang unsere Rechnungen mithilfe von Word oder Excel. Ist das noch zulässig, oder hätten wir schon längst eine Softwarelösung für das Ausstellen von Rechnungen einführen müssen?
Diese Programme gewährleisten keine Unveränderlichkeit der ausgestellten Rechnungen. Die Dokumente können jederzeit bearbeitet und korrigiert werden, ohne dass dies nachvollzogen werden könnte. Diese Anforderungen hatte die Finanzverwaltung in dem BMF-Schreiben zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im Jahr 2019 definiert.

Was wird heute als E-Rechnung bezeichnet: alles, was nicht per Briefpost kommt, also schon die PDF-Datei, die per E-Mail zugestellt wird?
Nein, das PDF allein genügt nicht. E-Rechnungen sind elektronische Datensätze, die beim Aussteller automatisiert generiert und beim Empfänger automatisiert eingelesen werden. Durch die Vermeidung manueller Arbeitsschritte soll eine Unveränderlichkeit gewährleistet werden.

Gibt es bereits Programme, mit denen ordnungsgemäß elektronische Rechnungen ausgestellt werden können, kommen die erst noch, oder wird diese Funktion nur in umfangreichen Buchhaltungs-Softwarelösungen bereitgestellt?
Da in den Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern die E-Rechnung bereits verpflichtend ist, gibt es bereits Programme, die die Anforderungen umsetzen. Auch andere Softwareanbieter für Rechnungsschreibungsprogramme werden ihre Angebote weiterentwickeln. Gehen Sie aktiv auf Ihre Programmanbieter zu.

Wo können kleine Firmen Hilfestellungen bekommen, die sich nicht mit den benötigten Softwarelösungen auskennen?
Dieses Thema wird in diesem Jahr von vielen Organisationen aufgegriffen. Erkundigen Sie sich bei der IHK, den Kammern oder Verbänden.

Welche Vorteile haben kleine Firmen von der Einführung neuer Formate wie „ZUGFeRD“?
Auch kleine Firmen profitieren von einer Automatisierung. Eine schnellere Rechnungsstellung und ein kostengünstiger Transport zum Empfänger können eine frühere Bezahlung auslösen. Und auch sie nehmen ohne Hindernisse am zukünftigen Geschäftsverkehr teil.

Was bedeutet die E-Rechnung auf der Seite der Eingangsrechnungen für uns? Was dürfen wir akzeptieren, was nicht?
Wenn Sie selbst ein Programm für die Erstellung von E-Rechnungen benutzen, wird dieses Programm die Standard-Formate erkennen und verarbeiten können.

In welcher Form müssen elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen archiviert werden? Reicht es aus, die Anhänge zu speichern, oder muss die gesamte E-Mail abgelegt werden?
Die E-Mail ist in diesem Fall nur das Transportmittel, wie der Briefumschlag bei der Papierpost, sie ist nicht aufbewahrungspflichtig. Jedoch müssen Sie den Anhang unverändert speichern und während der Aufbewahrungsfrist sichern.

 

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