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Gut geplant ist halb gewonnen – Mandantenzeitschrift tatort:steuern

Lohntipp

Gut geplant ist halb gewonnen

Jeder Arbeitnehmer hat einen gesetzlich geregelten Anspruch auf Urlaub. Doch welche Rechte haben Arbeitgeber, wenn beispielsweise dringende betriebliche Belange dem Urlaubswunsch des Mitarbeiters entgegenstehen? Kann Urlaub auch verweigert werden? tatort:steuern erklärt, welche Rechte und Pflichten Sie als Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung haben.

Ob Herbstferien oder Brückentag: Für Mitarbeiter scheint das Einreichen des Urlaubsantrages eine reine Formsache zu sein. Ist es aber nicht! Laut dem Bundesurlaubsgesetz (BurlG) müssen Sie als Arbeitgeber zwar die Wünsche des Arbeitnehmers berücksichtigen, schlussendlich ist es aber Ihre Aufgabe, über die Gewährung des Urlaubes zu entscheiden. Die Urlaubsplanung in einem Unternehmen birgt also ein gewisses Konfliktpotenzial, dem Sie durch kluges Vorgehen aus dem Weg gehen können.

Die Genehmigung von Urlaub Generell darf der Arbeitnehmer, nach Absprache mit seinen Kollegen, entscheiden, wann er wie viel Urlaub nehmen möchte. Durch einen daraufhin vom Arbeitgeber genehmigten Urlaubsantrag – vorzugsweise schriftlich – gilt dieser Urlaub als gesichert. Aber Achtung: Ein eigenmächtiges „Ich bin dann mal weg“ gilt nicht als Urlaubsantrag. Mit dieser Selbstbeurlaubung bleibt der Mitarbeiter unberechtigt der Arbeit fern, was im schlimmsten Fall eine Kündigung zur Konsequenz haben kann.

Was tun beim Notfall im Betrieb Sie als Unternehmer müssen vorab prüfen, ob dem Urlaubsantrag keine dringenden betrieblichen Gründe entgegenstehen. Gibt es zum Beispiel personelle Engpässe oder bahnt sich eine veränderte Auftragslage im Unternehmen an? Dann kann ein Urlaubantrag auch abgelehnt werden. Ist ein Mitarbeiter bereits im Urlaub und ein akuter betrieblicher Notfall tritt ein, können Sie eine Unterbrechung des Urlaubs nicht ohne Weiteres anordnen. Eine nachträgliche Änderung eines bereits genehmigten Urlaubs ist nur einvernehmlich möglich. Sie sollten aber nur in wirklich sehr dringenden Notfällen versuchen, Mitarbeiter aus dem Urlaub zurückzuholen und in diesem Fall eine großzügige Entschädigung anbieten.

Betriebsferien – einseitige Festlegung des Urlaubs Sie als Arbeitgeber haben die Möglichkeit, sogenannte „Betriebsferien“ für das eigene Unternehmen rechtswirksam zu veranlassen. Diese müssen durch dringende betriebliche Belange gerechtfertigt sein. Die Betriebsferien sollten zwei Wochen nicht überschreiten. Vergessen Sie nicht, dies gleich zu Beginn des Jahres anzukündigen.

Gibt es einen Anspruch auf Urlaubsgeld? Urlaubsgeld ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, worauf Sie auch regelmäßig hinweisen sollten. Denn, zahlen Sie Ihren Mitarbeitern dreimal hintereinander Urlaubsgeld, ohne auf die Freiwilligkeit dieser Zahlung hinzuweisen, kann daraus ein Arbeitnehmeranspruch entstehen (Gewohnheitsrecht).

Nicht vergessen Urlaubsgeld ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Selbstverständlich sind auf das Urlaubsgeld Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Für die Besteuerung ist entscheidend, ob es als Einmalzahlung oder als laufender Arbeitslohn einzuordnen ist.

Geld statt Erholung Ein Mitarbeiter möchte sich seinen nicht genommenen Urlaub ausbezahlen lassen. Dies ist generell nicht möglich, es sei denn, der Urlaub kann aufgrund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder zum Teil nicht gewährt werden. Dann sind Urlaubstage ausnahmsweise mit Geld abzugelten, immer unter Beachtung strenger gesetzlicher Voraussetzungen.

Fazit Um Konflikte und Unmut unter Ihren Mitarbeitern zu vermeiden, ist eine frühzeitige Urlaubsplanung für das Kalenderjahr ratsam. Beachten Sie dabei immer die eigene Auftrags­lage. So steht dem Urlaub des Mitarbeiters nichts mehr im Wege, und Sie als Arbeitgeber können sich auf gut erholte und leistungsfähige Mitarbeiter freuen.