Digitalisierung

Ready für die E-Rechnung?

Am 1. Januar 2025 ist es so weit, die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, hält offiziell Einzug in unsere Geschäftswelt. tatort:steuern hat für Sie zusammengetragen welche Maßnahmen gegebenenfalls noch zu ergreifen sind.

Von den neuen Regelungen zur E-Rechnung sind die meisten Unternehmen betroffen, selbst dann, wenn sie selbst noch keine E-Rechnungen schreiben. Denn von Beginn des kommenden Jahres an, müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Auf die nötigen Umstellungen in den betrieblichen Abläufen sollten Sie sich also rechtzeitig einstellen.

Um einen letzten Check-up für Ihr Unternehmen durchzuführen, haben wir Ihnen eine kleine Liste mit den wichtigsten Punkten zusammengestellt, die Ihnen beim Start der E-Rechnung helfen sollte:

Den Empfang der E-Rechnung vorbereiten

Ist eine E-Mail-Adresse eingerichtet oder bereits vorhanden gewesen, die für den Rechnungsempfang verwendet wird? Möglich ist jede, empfehlenswert jedoch aus Gründen des Datenzugriffs und der Archivierung eine separate E-Mail-Adresse, beispielsweise: rechnung@xy.de.
Wurde die im Unternehmen eingesetzte Software auf vorhandene Schnittstellen, die den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen, geprüft?

Abstimmung mit Ihrem Steuerberater

Haben Sie mit Ihrem Steuerberater über die Umstellung auf die E-Rechnung gesprochen? Möglicherweise kann er – sofern es noch nicht passiert ist – Ihren Betrieb über eine Schnittstelle an sein Kanzleisystem anbinden.

Prozesse im Unternehmen auf den Prüfstand stellen

Ist der Ablauf des Rechnungseingangs in Unternehmen geprüft und bei Bedarf angepasst worden?
Gibt es eine Möglichkeit der Archivierung der Rechnungsdateien nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung für elektronische Belege?

Mitarbeiter für neue Prozesse und Softwareanwendungen schulen

Verfügen die Mitarbeiter über die erforderlichen Nutzerrechte für die Bearbeitung von E-Rechnungen?
Können die Mitarbeiter die E-Rechnungen für die Prüfung lesbar machen?
Wurden die Mitarbeiter auf die eventuell auftretenden Veränderungen im betrieblichen EDV-System ausreichend vorbereitet?

Abstimmung mit dem Anbieter der zur Fakturierung genutzten Software

Ist die Erstellung einer E-Rechnung mit der vorhandenen Software möglich? Gemäß den der Übergangsregelungen ist dies ab dem 1. Januar 2027 oder 2028 zwingend vorgeschrieben.
Wenn nicht, welche Software passt zu meinem Geschäftsmodell?
Ist es sinnvoll, in diesem Zuge weitere Prozesse im betrieblichen Rechnungswesen zu digitalisieren?

IT-Sicherheit

Werden die E-Rechnungsdaten beim Empfang auf eine vorhandene Schadsoftware geprüft – zum Beispiel direkt im E-Mail-Postfach?

FAZIT: Die elektronische Rechnung gewinnt nicht nur in Deutschland, sondern auch EU-weit immer mehr an Bedeutung im Geschäftsverkehr. Für Unternehmen ergeben sich durch die Nutzung der E-Rechnung eine ganze Reihe von Vorteilen. Zum einen bietet die E-Rechnung Chancen zur Optimierung, Automatisierung und Digitalisierung der betrieblichen Abläufe und der Finanzbuchhaltung. Zum anderen kommen mit der Umstellung aber auch Herausforderungen, bei deren Bewältigung Ihr Steuerberater gerne behilflich ist, auf die Unternehmen zu.