Kanzleieinblicke 

Über 50 Mitarbeiter sind bei Abraham & Löhr tätig. In dieser Ausgabe möchte ich Ihnen mehr über unser Team Service berichten.

Team Service

A&L’s geheimes „Zentrum der Macht“

Eines ist klar: unser sechsköpfiges Team aus dem Front- und Backoffice ist das Rückgrat und Herzstück der Kanzlei. Wenn unsere Mitarbeiter den Aufzug in den vierten Stock des Lindencorsos nehmen oder zuhause am Schreibtisch den PC hochfahren, hat das Team Service bereits Telefonate entgegengenommen, Fristen bearbeitet, Verträge erstellt, Vorlagen verwaltet, Mandanten begrüßt oder Termine koordiniert. Als Dreh- und Angelpunkt der Kanzlei ist es mit allen Unternehmensbereichen verbunden und ausschlaggebend für den reibungslosen Kommunikationsfluss in und aus dem Unternehmen. Die sechs Power-Frauen wissen stets, worauf es ankommt, und halten die Kanzlei auf Kurs.

Petra Kramer und Victoria Wilke sind dabei das Gesicht und die Stimme der Kanzlei. Am Empfang sind sie der erste Berührungspunkt mit A&L und repräsentieren das Unternehmen damit auf sympathische Art nach außen. Rund 200 Telefonate pro Woche entgegenzunehmen und stets alle Termine im Blick zu haben, ist für sie kein Problem.

Nur ein Zimmer weiter haben Manuela Köster und Brit Stein vor allem das analoge und digitale E-Mail- und Postmanagement mit durchschnittlich 240 Posteingängen pro Woche, die Dokumentendigitalisierung, offene Fristen und den externen Schriftverkehr fest im Griff.

Im Backoffice sorgen Marta Samper und Silke Pechthold derweil für eine einwandfreie Rechnungsstellung und reibungslose Vertragsabschlüsse. Doch nicht nur vor Ort sind sie ein Garant dafür, den Serviceanspruch unserer Kanzlei zu perfektionieren. Sie sind auch extrem digital und mobil in ihrer Arbeitsweise. Sekretariat und mobiles Arbeiten – wie soll das funktionieren, fragen Sie sich möglicherweise? Und ja, obwohl mobiles Arbeiten mittlerweile ein weit verbreiteter modus operandi geworden ist, verhält es sich mit der praktischen Umsetzung in Bereichen, die traditionell vom persönlichen Umgang vor Ort geprägt sind, oft eher zögerlich. Doch unser Team Service beweist, wie flexibel tatsächlich auch im Sekretariat gearbeitet werden kann. Der Schlüssel hierzu liegt in der Digitalisierung essenzieller Prozesse.

So kann beispielsweise mit unserer VoIP-Telefonanlage von überall aus mit Mandanten und Kollegen telefoniert werden. Über Videomeetings können sogar Team-Besprechungen ohne Probleme remote abgehalten und dabei per Bildschirmfreigabe zeitgleich Dokumente besprochen werden. Im Backoffice brachte die Digitalisierung darüber hinaus die elektronische Rechnungsstellung bis hin zur Einrichtung von Dauerlastschriften mit sich. Verschiedene Online-Kollaboration-Tools und andere digitalisierte Abläufe sorgen also hier für einen effizienten Informationsfluss und eine reibungslose Zusammenarbeit.

Durch diese Arbeitsweise können wir auch den veränderten Bedürfnissen unsere Mandanten, die unsere digitale Reaktionsgeschwindigkeit und Betreuung per Online-Termin sehr schätzen, ohne Probleme nachkommen. Dass auch das Sekretariat auf diese Art arbeitet, ist da nur eine logische Konsequenz. Freuen Sie sich schon auf die nächste Ausgabe, in der ich Ihnen mehr über unsere Kanzlei berichte.

Ihre Franziska Weller