Bewirtungsnachweise

Bürokratie zum Dessert

Ein neues Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen regelt den Nachweis von Bewirtungsausgaben teilweise neu. Die Dokumentationspflichten sollen damit digitaler und moderner werden.

Bewirtungen gehören im Geschäftsleben zum Alltag. Unternehmer treffen sich mit ihren Geschäftspartnern zum Essen, bei Veranstaltungen oder gemeinsamen Kaffeepausen. Damit solche Ausgaben steuerlich anerkannt werden, gibt es klare Nachweispflichten. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) aktualisiert diese Regeln wegen der seit 2025 verpflichtenden E-Rechnung.

Es berücksichtigt in einem aktuellen Schreiben die fortschreitende Digitalisierung, fordert eindeutige Dokumentationspflichten und stellt strengere Anforderungen an die Bewirtungsrechnung selbst.

Welche Grundangaben müssen weiterhin dokumentiert werden?

Nach wie vor muss der Unternehmer festhalten, wer wann, wo und warum bewirtet wurde und natürlich wie hoch die Kosten waren. Diese Angaben werden traditionell vom Bewirtenden im Eigenbeleg erfasst, der zusätzlich zur Restaurantrechnung aufbewahrt wird.

Er bleibt weiterhin unverzichtbar und enthält Anlass, Teilnehmer und Datum und muss unterschrieben sein. Neu ist, dass die Signatur künftig digital erfolgen kann und besonderen Anforderungen genügen muss.

Die Anforderungen an die Bewirtungsrechnung

Für alle Restaurantbelege gelten klare Mindestanforderungen. Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die Anschrift des Restaurants sowie das Rechnungsdatum enthalten. Besonders wichtig ist eine konkrete Leistungsbeschreibung. Allgemeine Sammelbezeichnungen wie „Speisen und Getränke“ reichen nicht mehr aus. Begriffe wie „Menü 1“, „Pasta“ oder „Tagesgericht“ werden anerkannt. Außerdem muss der Tag der Bewirtung ausgewiesen sein.

Die Angabe „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist möglich. Der Rechnungsbetrag muss vollständig sichtbar sein, einschließlich etwaiger Trinkgeldzahlungen. Wird ein Trinkgeld nicht elektronisch ausgewiesen, kann das Servicepersonal es handschriftlich auf der Rechnung quittieren.

Bei Rechnungen mit mehr als 250 Euro kommen weitere Pflichtangaben hinzu. Neben dem Namen und der Adresse muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer ID des Restaurants aufgeführt sein. Zudem ist eine fortlaufende Rechnungsnummer erforderlich, und die Rechnung muss den bewirtenden Unternehmer als Leistungsempfänger nennen. Nur so kann der Zusammenhang zwischen Geschäftsvorgang und Kostenabzug eindeutig hergestellt werden.

Ab 2025 zwingend: maschinelle und TSE-gesicherte Restaurantbelege

Die größte Neuerung des BMF-Schreibens betrifft die technische Qualität der Bewirtungsrechnung. Nutzt ein Restaurant ein elektronisches Kassensystem, was heute praktisch Standard ist, muss der Beleg zwingend:

maschinell erstellt,
elektronisch gespeichert und
durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gesichert sein.

Die TSE verhindert nachträgliche Manipulationen. Nicht maschinelle, handschriftliche oder technisch unsichere Belege werden seit 2025 nicht mehr anerkannt.

Sonderfälle: Unbare Zahlungen, Veranstaltungen und Gutscheine

Findet eine Bewirtung im Rahmen einer größeren Veranstaltung statt oder werden Rechnungen generell erst später unbar beglichen, ist ein TSE-gesicherter Kassenbon nicht zwingend notwendig. Es genügt, wenn die spätere Rechnung mit dem entsprechenden Zahlungsnachweis kombiniert wird.

Gibt ein Unternehmen Verzehrgutscheine aus, die Gäste im Restaurant einlösen, reicht für den Betriebsausgabenabzug die Abrechnung über diese Gutscheine aus.

Digitale Eigenbelege und digitale Signatur

Der Eigenbeleg wird ab 2025 häufig digital geführt. Er kann vollständig elektronisch erstellt oder als eingescanntes Dokument verarbeitet werden. Damit er steuerlich gilt, muss er:

zeitnah erstellt werden,
unveränderbar gespeichert sein,
die gesetzlich nötigen Angaben (Anlass, Teilnehmer, Datum) enthalten,
mit der Bewirtungsrechnung eindeutig verknüpft sein und
digital signiert oder elektronisch genehmigt werden.

Digitale Ablage, Verknüpfung und GoBD-Pflichten

Die Rechnung und der Eigenbeleg müssen eindeutig und dauerhaft miteinander verbunden sein. Die Verknüpfung kann über einen Verweis auf dem Dokument, eine Dokumenten-ID, Barcodes oder über ein Dokumentenmanagementsystem erfolgen. Wichtig ist nur, dass das Finanzamt ohne Zweifel erkennen kann, welche beiden Dokumente zusammengehören. Fehlt diese Verbindung, entfällt dafür der Abzug der Bewirtungskosten. Alle Unterlagen müssen zudem GoBD-konform aufbewahrt werden.

Bewirtung im Ausland

Die steuerlichen Anforderungen gelten grundsätzlich auch bei Auslandsbewirtungen. Wenn jedoch nachweislich keine maschinelle oder elektronische Rechnung erhältlich ist, weil im betreffenden Land keine Pflicht zu solchen Belegen besteht, kann ausnahmsweise auch ein einfacher oder handschriftlicher Beleg akzeptiert werden.

FAZIT Mit den neuen Vorgaben wird die Bewirtungsdokumentation moderner, aber auch verbindlicher. Unternehmen müssen darauf achten, nur noch TSE-gesicherte Restaurantbelege zu akzeptieren, Eigenbelege digital und zeitnah zu erstellen, digitale Unterschriften einzuführen und alle Dokumente eindeutig miteinander zu verknüpfen. Wer diese Vorgaben erfüllt und die GoBD einhält, kann Bewirtungskosten weiterhin problemlos als Betriebsausgaben absetzen. Gleichzeitig sorgt die neue Struktur langfristig für mehr Transparenz, weniger Papier und klare Prozesse.