Die E-Rechnung kommt!

Was ist eine E‑Rechnung?

Mit einer E‑Rechnung werden die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, um automatisiert empfangen und weiterverarbeitet werden zu können.

Somit wird die digitale Bearbeitung von der Erstellung bis zur Zahlung der Rechnung ohne manuelles Eingreifen möglich.

Wichtig hierbei: Eine Word-Datei oder eine herkömmliche PDF-Datei allein ist keine E‑Rechnung.

Häufig gestellte Fragen zum Thema E-Rechnung

• Wir schreiben bislang unsere Rechnungen mithilfe von Word oder Excel. Ist das noch zulässig, oder hätten wir schon längst eine Softwarelösung für das Ausstellen von Rechnungen einführen müssen?

  Diese Programme gewährleisten keine Unveränderlichkeit der ausgestellten Rechnungen. Die Dokumente können jederzeit bearbeitet und korrigiert werden, ohne dass dies nachvollzogen werden könnte. Diese Anforderungen hatte die Finanzverwaltung in dem BMF-Schreiben zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im Jahr 2019 definiert.

• Was wird heute als E-Rechnung bezeichnet: alles, was nicht per Briefpost kommt, also schon die PDF-Datei, die per E-Mail zugestellt wird?

  Nein, das PDF allein genügt nicht. E-Rechnungen sind elektronische Datensätze, die beim Aussteller automatisiert generiert und beim Empfänger automatisiert eingelesen werden. Durch die Vermeidung manueller Arbeitsschritte soll eine Unveränderlichkeit gewährleistet werden.

• Gibt es bereits Programme, mit denen ordnungsgemäß elektronische Rechnungen ausgestellt werden können, kommen die erst noch, oder wird diese Funktion nur in umfangreichen Buchhaltungs-Softwarelösungen bereitgestellt?

  Da in den Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern die E-Rechnung bereits verpflichtend ist, gibt es bereits Programme, die die Anforderungen umsetzen. Auch andere Softwareanbieter für Rechnungsschreibungsprogramme werden ihre Angebote weiterentwickeln. Gehen Sie aktiv auf Ihre Programmanbieter zu.

• Wo können kleine Firmen Hilfestellungen bekommen, die sich nicht mit den benötigten Softwarelösungen auskennen?

  Dieses Thema wird in diesem Jahr von vielen Organisationen aufgegriffen. Erkundigen Sie sich bei der IHK, den Kammern oder Verbänden.

• Welche Vorteile haben kleine Firmen von der Einführung neuer Formate wie „ZUGFeRD“?

  Auch kleine Firmen profitieren von einer Automatisierung. Eine schnellere Rechnungsstellung und ein kostengünstiger Transport zum Empfänger können eine frühere Bezahlung auslösen. Und auch sie nehmen ohne Hindernisse am zukünftigen Geschäftsverkehr teil.

• Was bedeutet die E-Rechnung auf der Seite der Eingangsrechnungen für uns? Was dürfen wir akzeptieren, was nicht?

  Wenn Sie selbst ein Programm für die Erstellung von E-Rechnungen benutzen, wird dieses Programm die Standard-Formate erkennen und verarbeiten können.

• In welcher Form müssen elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen archiviert werden? Reicht es aus, die Anhänge zu speichern, oder muss die gesamte E-Mail abgelegt werden?

  Die E-Mail ist in diesem Fall nur das Transportmittel, wie der Briefumschlag bei der Papierpost, sie ist nicht aufbewahrungspflichtig. Jedoch müssen Sie den Anhang unverändert speichern und während der Aufbewahrungsfrist sichern.

• Gibt es Ausnahmen für den Versand von E-Rechnungen?

  Hat der Gesamtumsatz des rechnungsausstellenden Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen, kann eine Rechnung bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2027 für einen bis dahin ausgeführten Umsatz noch als analoge Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Die Grenze von 800.000 Euro gilt unabhängig davon, ob der Rechnungsaussteller seine Umsätze nach den Regelungen für die Soll-Versteuerung oder Ist-Versteuerung ermittelt. In Fällen der umsatzsteuerrechtlichen Organschaft ist auf den Umsatz des gesamten Organkreises abzustellen. Erfolgt die Rechnungserteilung in Form einer Gutschrift, ist auf den Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers abzustellen.