Digitalisierung

Papierlos unglücklich

Die Digitalisierung der Buchhaltung schreitet unaufhaltsam voran. Die damit verbundenen Prozesse sind durch Vorgaben der Finanzverwaltung geregelt und werden immer häufiger Gegenstand von Betriebsprüfungen. Dabei taucht regelmäßig die Frage auf, ob die Papierdokumente für die Buchhaltung nach dem Scannen vernichtet werden dürfen. tatort:steuern will Klarheit schaffen.

Kaum eine Buchführung erfolgt ohne elektronische Aufzeichnungssysteme. Elektronische Rechnungen werden immer häufiger. Diese Tatsachen haben die Finanzverwaltung bereits mehrfach dazu bewogen, Regeln für die Bearbeitung und Aufbewahrung von digitalisierten oder digitalen Unterlagen im Rahmen der Buchführung aufzustellen oder zu konkretisieren. Ein Kernstück der Verwaltungsanweisungen für den Umgang mit diesen Unterlagen ist immer wieder die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation, die zum festen Pflichtbestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung geworden ist. Bei einer fehlenden Dokumentation drohten auch schon in der Vergangenheit Hinzuschätzungen durch das Finanzamt. Zudem ergingen in jüngster Zeit einige höchstrichterliche Urteile wegen fehlender Verfahrensdokumentationen gegen Steuerpflichtige, sodass die Betriebsprüfer diese immer öfter anfordern und zum Gegenstand der Prüfung machen.

Was ist Sinn und Zweck der Verfahrensdokumentation?

Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln. Die Aufzeichnungen müssen unmittelbar erstellt werden und zudem nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, geordnet und unveränderbar sein. Die Verfahrensdokumentation ist die Basis, um Betriebsprüfern den notwendigen Überblick über die eingerichteten und praktizierten Verfahrensabläufe zu verschaffen. Sie gehört zu den sonstigen betrieblichen Organisationsunterlagen und ist für Prüfungszwecke zehn Jahre aufzubewahren.

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Die Verpflichtung, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, betrifft alle Unternehmer, egal, in welcher Rechtsform das Unternehmen geführt wird, und unabhängig davon, ob der Gewinn durch Bilanzierung oder anhand einer Einnahmenüberschussrechnung ermittelt wird. Sie ist immer dann ein Muss, wenn steuerlich relevante Buchhaltungsunterlagen elektronisch erstellt, archiviert, empfangen oder weiterverarbeitet werden.

Wie ist eine Verfahrensdokumentation aufgebaut, und welches sind ihre wesentlichen Inhalte?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess von der Entstehung der Information über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung bis zum eindeutigen Wiederfinden. Aber auch die maschinelle Auswertbarkeit, die Absicherung gegen Verlust und Fälschung sowie die Reproduktion bei Datenverlust sind darin zu beschreiben.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Ihr Umfang richtet sich nach der Komplexität der betrieblichen Abläufe und der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme.

In dem Moment, in dem von Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen werden, besteht grundsätzlich auch die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation, selbst wenn ansonsten keine Buchhaltungssoftware verwendet wird.

Die Verwaltungsanweisungen verlangen für jedes Datenverarbeitungssystem eine Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen. Probleme entstehen nicht durch die Verfahrensdokumentation selbst, sondern durch ihr Fehlen oder ihre Mängel. Der Grundsatz von Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit kann beeinträchtigt sein, was ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht wäre. Für Unternehmen besteht dadurch das enorme Risiko von Hinzuschätzungen.

Spezifische Anforderungen beim ersetzenden Scannen

Beim ersetzenden Scannen kommt hinzu, dass das digitale Abbild das Papieroriginal vollständig ersetzen soll und dieses vernichtet werden darf. Dafür verlangt die Finanzverwaltung einen mit der Verwaltungsanweisung konformen Prozess, der regelmäßig nur mit einer detaillierten, spezifischen Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen nachgewiesen werden kann.

Diese Dokumentation muss zum Beispiel folgende Arbeitsabläufe genau beschreiben:

Detaillierte Beschreibung der Prozesskette vom Posteingang beginnend,
Dokumentation von Scanvorgängen,
Beschreibung aller technischen und organisatorischen Maßnahmen,

Zudem muss klar geregelt sein, ab wann und unter welchen Voraussetzungen Papierunterlagen vernichtet werden dürfen.

Für die Praxis bedeutet das, dass die Erstellung einer belastbaren Verfahrensdokumentation mit hohem Aufwand verbunden ist. Insbesondere an die Dokumentation für das belegersetzende Scannen sind sehr hohe Anforderungen gestellt, was zur Folge hat, dass wenige Unternehmen derzeit davon Gebrauch machen.

FAZIT Verfahrensdokumentationen für die Belegablage sind kein Problem der ordnungsgemäßen Buchführung, sondern deren Lösung: Sie sind zwingender Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Kritisch wird es erst bei Nichtvorliegen oder mangelnder Qualität, weil dann Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Belegverarbeitung angezweifelt werden können.