Tipp

Wer braucht noch Papier?

Ab dem kommenden Jahr werden viele Kunden nur noch standardisierte elektronische Rechnungen akzeptieren. Unternehmer sollten sich rechtzeitig um eine passende Software-Lösung kümmern.

EU-weit sollen den Finanzbehörden im Jahr 2021 etwa 93 Milliarden Euro durch Umsatzsteuerbetrug entgangen sein. Dem soll nun ein digitales Meldesystem Abhilfe schaffen. Dieses System baut auf der verpflichtenden Abrechnung mittels elektronischer Rechnungen auf.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Die echte E-Rechnung ist papierlos, maschinell lesbar und soll automatisiert weiterverarbeitet werden können, ohne dass weitere Arbeitsschritte beim Empfänger notwendig sind. Die EU hat mit dem Standard der CEN-Norm EN 16931 die Grundlagen festgelegt. Seit 2019 werden diese Vorgaben im Bereich des öffentlichen Auftragswesens mithilfe des Standards „Xrechnung“ national umgesetzt. Dabei werden Dokumente im XML-Format (Extensible Markup Language) mit einer festgelegten Struktur im Datensatz ausgetauscht.

Als weiteres Format hat sich in Deutschland bereits die „ZUGFeRD“-Rechnung (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) etabliert. Diese besteht aus dem maschinell verarbeitbaren Datensatz der XML-Datei und einer Bilddatei in Form eines PDFs. Nur eine PDF-Datei würde nicht ausreichen, da sie beim Empfänger noch weitere Arbeitsschritte notwendig macht. Auch wenn hier die Texterkennungsprogramme einen gewissen Grad an Automatisierung leisten, ist das im Sinne der unveränderten Weiterverarbeitung noch nicht ausgereift.

Wann kommt die E-Rechnung auf Sie zu?

Nach derzeitigem Stand soll ab dem 1. Januar 2025 die E-Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend eingeführt werden. In einer Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2026 kann noch mit anderen Rechnungen abgerechnet werden, wenn der Empfänger zustimmt. Dies soll für kleine Unternehmen, die im Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz erwirtschaftet hatten, sogar bis 31. Dezember 2027 gelten.

WICHTIG Bauen Sie nicht auf die Übergangsregelungen! Sie nützen Ihnen nichts, wenn Ihr Rechnungsempfänger der veralteten Abrechnungsmethode nicht zustimmt. Auch in Vertragsbeziehungen mit großen oder internationalen Unternehmen kann es sich als hinderlich erweisen, wenn Sie nicht in der Lage sind, E-Rechnungen zu verschicken.

Letztendlich wird Ihnen dieser automatisierte Prozess der Rechnungsstellung auch Vorteile verschaffen. Zeit- und Kosteneinsparungen ergeben sich durch die Vermeidung des Ausdruckens und der Auslieferung durch Dritte. Hinzu kommen zahlungstechnische Vorteile durch die schnellere Zustellung. Auch benötigt die Archivierung nur noch virtuellen Platz.

Wie stellen Sie sich darauf ein?

Überprüfen Sie noch in diesem Jahr das Programm, mit dem Sie derzeit Ihre Rechnungen schreiben, und informieren Sie sich bei Ihrem Programmanbieter über adäquate Lösungen für die Umstellung. Sollte ein Wechsel nötig sein, planen Sie rechtzeitig die Einführung einer passenden IT-Lösung. Die Erstellung eines Umsetzungsplans wird den Prozess für Sie vereinfachen. •